En el marco del Congreso Nacional de Innovación y Servicios Públicos (CNIS) y de la mano de dos pesos pesados de la innovación en la administración pública, Mario Alguacil y Pep Budi, tuvo lugar la ponencia: “Aplicando Business Intelligence para la mejora de los procesos en las administraciones locales”

Teniendo en cuenta que la ponencia tuvo lugar a primera hora de la mañana del segundo día y que la noche anterior hubo una cena hasta tarde, tiene mérito que la sala estuviera tan llena que muchas personas tuvieran que seguirla de pié o a través del monitor instalado fuera.

Pep Budi, explicó el proyecto del Ayuntamiento de Tarragona en el que han trabajado con Atlas SBI y donde han planteado una estrategia Datacéntrica respecto a la visión Docucéntrica. “...como proveedores de servicios públicos que son de naturaleza intangible, cómo vamos  a ser capaces de valorar y diseñar un servicio sin datos objetivos que nos ayuden a tomar decisiones. El reto es cómo reorientamos las corporaciones del Documentismo al Datacentrismo y al ciudadanismo. Y por lo tanto, a pensar en estrategias que inculquen la cultura del dato lo que implica nuevas competencias profesionales…La estrategia que hemos previsto es, ser capaces de responder a una serie de preguntas, para estar preparados para proveer servicios, mejorarlos y  establecer un modelo de gestión alrededor de los servicios para tomar decisiones de forma objetiva rápida y ágil”.

Intervención en CNIS

Pep Budi concluyó: “Entrando ya en Business Intelligence, como solución descriptiva de lo que está pasando en la corporación con los servicios públicos, Atlas SBI es un buen aliado porque te permite una autonomía brutal y un time to market muy rápido“.

Mario Alguacil por su parte, comentó la idea de gestionar el ciclo de los datos desde su génesis hasta su consumo en cualquiera de los canales y con los distintos procesos intermedios. “El primer intento de utilizar herramientas para la toma de decisiones en el Ayuntamiento de Sant Feliu fue en 2002, en ese momento no tenia usuarios candidatos a manejarlas”.  Destacó que todavía hoy  la cultura de las organizaciones carecen de esa capacidad de analizar todo el activo  que suponen los datos para tomar decisiones más allá de las sensaciones y las impresiones personales.

La experiencia con Altas SBI se remonta al 2010, empezaron con cosas sencillas, continuó diciendo Mario, “las primeras herramientas necesitaban infraestructuras intermedias, cubos con múltiples dimensiones, buscaban algo que pudieran conectar directamente a los datos y rápidamente nos dieran resultados, porque si no, los procesos se hacían eternos y eso los usuarios no lo acababan de entender”.

Empezaron toda una política de publicación de paneles que controlaban los recursos, de manera que al gestor del departamento le permitiera saber que estaba ocurriendo con sus recursos, los  económicos, los humanos, ver el comportamiento de los servicios, calidad del servicio de la OAC, seguridad ciudadana, administración electrónica, mantenimiento de la ciudad…

Mario Alguacil: “Para desarrollar esta política lo que imaginábamos era proceso de acceso directo a los datos, lo que significa controlar los datos en un único modelo corporativo, hay una cierta carga derivada de la historia de cómo se han construido los sistemas de información, para quienes no tenían esta arquitectura, durante esta década, hemos construido sistemas de almacenamiento intermedio para recolectar los datos allá donde estén y desarrollar estas herramientas de análisis y de toma de decisiones, en principio en un nivel básico: cuantas personas viene a nuestras oficinas a determinadas franjas, cuanto tiempo espera, el tiempo medio de atención … para diseñar el servicio con los recursos necesarios, estas herramientas van bien para eso

A continuación, comentó que tan malo era tomar decisiones en base a las impresiones de alguna persona como tomarlas en base a datos incompletos, equivocados, incongruentes, no consolidados. Donde estas herramientas son útiles es para saber si  las bases de datos están en el nivel óptimo para la toma de decisiones. Y citó el ejemplo del análisis de la actividad de la policía en materia de atención a las llamadas al 092 en el que se dieron cuenta de que había información que no estaba bien geo-referenciada porque había zonas de la cartografía que tenían las coordenadas lo que daba lugar a que el 30% de la actividad estaba ubicada al azar.

La importancia de la calidad de los datos en la tramitación administrativa para poder monitorizar en qué fases se encalla un expediente y la calidad de la tramitación. En ese sentido dijo: “Nos inventamos el monitor de tramitación usando herramienta de Business Intelligence para monitorizar la actividad. En el proceso identificamos fuentes de información diversas y heterogéneas que vienen de la historia donde los procesos de homogeneizar los datos eran distintos”.

Otra aplicación que comentó fue en el área de recursos humanos para indagar en la historia de los puestos de trabajo, las plazas, el expediente de cada trabajador y más teniendo en cuenta que gran parte de los funcionarios de este país se jubilan próximamente.

Para acabar concluyó: “Lo suyo es que se vaya a las reuniones con conocimiento de la realidad y en directo tomar conciencia de cual es tu posición Entramos en un nuevo desafío que es darle a los ciudadanos las herramientas para que puedan con cuatro clics configurar un análisis para saber como se gestionan los recursos, que tipo de ayudas se gestionan en la ciudad, el tiempo medio para que te atiendan en la AOC”

Finalmente, Mara Gómez, socia fundadora de Proyectos Gestión Conocimiento hizo un resumen de qué es “La Comunidad del Conocimiento” y del proyecto SAPIENS”