La mayoría de las soluciones tecnológicas para la automatización de informes (reporting, cuadros de mando, dashboards, etcétera) denominadas genéricamente Business Intelligence (BI) se basan en lo que en el argot se denomina el «autoservicio», es decir, en el hecho de que el usuario se pueda hacer sus propios informes.

En el BI se puede tipificar tres roles de usuarios: el técnico, el usuario avanzado y el usuario; donde el  usuario avanzado es el que necesita buscar y el usuario es el que necesita monitorizar la información.

Si tenemos en cuenta que es en las empresas grandes donde suele haber uno o dos usuarios avanzados y que en España las empresas con más de 20 trabajadores representan el 8% del total, podremos concluir que, usuarios que puedan aprovechar esta característica son muy pocos.

Luego tenemos por un lado, que el BI tradicional es generalmente inaccesible para la mayoría de pymes, por los elevados costes de implantación y de licencias (TCO), y por otro, que la oferta en soluciones de BI se ha ampliando con otros fabricantes que han permitido la «democratización» de estos sistemas.

Si nos quedamos con estos últimos, nos encontramos con propuestas que incluyen esta funcionalidad y otras que no.

Una de las ventajas de la implantación de una solución de BI es precisamente la de automatizar la generación de informes para, entre otras cosas, ser más productivos, cosa que con el autoservicio esta ventaja se pierde, volviendo al «corto, pego, pinto y coloreo«, cuando en realidad lo deseable es un rápido retorno de la inversión (ROI).

En el fondo, la mayoría de empresas confiesan tener problemas en elaborar sus informes de manera fiable. Y es que si los informes se están modificando continuamente, dejan de ser fiables.

El éxito de una implantación reside no solo en utilizar la tecnología adecuada, sino también en analizar qué es importante saber para tomar las mejores decisiones posibles. Y para saberlo hay que pararse a pensar y no empezar directamente a crear un informe que se tendrá que ir corrigiendo continuamente porque los criterios de análisis se han improvisado y cambian por no estar maduros, haciendo que los avances sean escasos y costosos.

Por otro lado, en las soluciones de BI que no disponen de la característica del autoservicio obligan a pensar previamente qué es importante para diseñar los informes que se van a utilizar, y necesitaremos de un técnico cada vez que se pida un cambio o informes adicionales. La cuestión es si esto es un inconveniente o una ventaja.

En primera instancia, tal vez se pueda pensar que es un inconveniente porque es posible que se deba contratar a alguien externo o se tarde más tiempo en tener el informe por tener que explicarlo y esperar a que se desarrolle.

Sin embargo, si tenemos en cuenta el coste de oportunidad y los costes laborales de los usuarios, tal vez no esté tan claro. Además, pararse a pensar antes de ponerse a hacer informes generalmente suele dar mejores resultados que estar continua y recurrentemente planteándose las mismas cuestiones.

Por todo ello, la filosofía de los sistemas de Business Intelligence que apuestan por soluciones ya acabadas pueden ser más acertadas y donde el usuario disfruta de los beneficios y ventajas de la solución de BI desde el primer día sin tener los inconvenientes de enfrentarse a un sistema a partir de cero.

Las personas necesitan soluciones que les ayuden en el día a día y de futuro, necesitan deshacerse de aquellas tareas repetitivas que se puedan automatizar para ganar tiempo y para poder analizar y pensar cómo mejorar en su negocio.