La Diputació de Girona comenzó en 2018 un proyecto de seguimiento de la implantación de la administración electrónica en los 170 municipios a los que da servicio. En este proyecto se calculan una serie de variables (indicadores) de diferentes ámbitos que se resumen en un indicador general.

Inicialmente, el seguimiento era interno para la Diputació y todo el cálculo y seguimiento de los valores de las variables de cada uno de los municipios se realizaba mediante hojas de cálculo Excel. Sin embargo, el uso de esta tecnología dificultaba la comunicación y el seguimiento de los responsables municipales.

Es por ello que en 2022 se decidió utilizar Atlas SBI como sistema de seguimiento del proyecto de implantación de la administración electrónica para todos los municipios a los que da servicio la Diputació de Girona.

El objetivo fundamental del proyecto era incentivar a los gestores a que asumieran el proceso de mejora continua proporcionándoles información sintetizada y consejos sobre cómo mejorar.

Visión del gestor del municipio

Al tratarse de municipios pequeños, algunos interventores o secretarios lo son de varios municipios, por lo que todos los informes desarrollados muestran un selector con la lista de municipios que gestiona el usuario conectado.

Los informes desarrollados para el seguimiento de la implantación de la administración electrónica son,

  • Estado del Ayuntamiento
  • Qué puedes mejorar
  • Cómo ha ido este mes
  • Ahorro económico

En todos estos informes, el detalle de los indicadores contiene un enlace a un documento donde se explica cómo se calcula, qué factores influyen sobre él y consejos para mejorarlo,

Estado del Ayuntamiento

La cabecera del informe muestra cuatro indicadores de situación actuales:

  • Posición actual del Municipio respecto del resto de municipios junto con la posición media anual
  • El número de variables a mejorar
  • Ahorro total desde que el municipio comienza el proyecto
  • Ahorro en los últimos 12 meses

El siguiente grupo de gráficos muestra el estado de las principales variables según el bloque al que pertenece y, en un gráfico de estrella, la situación del municipio con respecto del resto de municipios de la comarca, el máximo y la media de todos los municipios.

El gráfico de estado agrupa las variables en cinco bloques (Núcleo, Registro de entrada, Registro de salida, Expedientes y Buzones de trabajo) y las clasifica en tres categorías en función de su valor y el objetivo, de manera que hay variables que van ‘Según objetivo’, ligeramente ‘Fuera de objetivo’ y ‘En riesgo’.

Finalmente, muestra la lista de todos los indicadores con su valor actual, su situación, los valores del mes anterior y la media de los últimos tres meses.

En la segunda pestaña se puede ver la evolución histórica anual y mensual del indicador general y de cada uno de los bloques principales.

Qué puedes mejorar

El hecho de que la lista de indicadores sea tan grande y de que pueda haber un número considerable de ellos que necesite ser mejorado, puede desmotivar a los gestores pensando que hay que hacer un esfuerzo demasiado grande.

Es por ello, que este informe se centra en proporcionar las cinco variables que más fácilmente pueden ser mejoradas. Para ello, se calcula la distancia del valor al siguiente estado (de ‘En riesgo’ a ‘Fuera de objetivo’ y de este último a en ‘Según objetivo’), y muestra la lista de variables en riesgo o fuera de objetivo ordenadas por la distancia al siguiente estado, es decir, las que son más fácil de mejorar.

Cómo ha ido este mes

El objetivo de este informe es proporcionar una visión rápida del resultado de las acciones emprendidas el último mes. Los indicadores superiores muestran la puntuación total del municipio, su posición relativa respecto del resto de municipios y el número de variables a mejorar.


El elemento principal del informe es una tabla que agrupa los bloques según si han mejorado, empeorado o mantenido. Haciendo clic sobre esos bloques se ve la evolución de dicho bloque y el detalle de las variables que lo componen agrupadas también con el mismo criterio.

Ahorro económico

A partir de los cálculos de la AOC (Administració Oberta de Catalunya) sobre el ahorro económico de la administración electrónica, se ha elaborado un documento que computa dicho ahorro, viendo la evolución de cada uno de los cinco grupos y pudiendo desglosar en ahorro para el Ayuntamiento y para la ciudadanía.

Visión global de la implantación de la administración electrónica

Lógicamente, además de la visión individualizada de cada uno de los gestores municipales, es necesario tener una visión global del avance de la implantación de la administración electrónica en el total de los 170 municipios a los que se les proporciona servicio.

Por este motivo, paralelamente se han desarrollado informes de seguimiento internos que permiten ver la evolución de los diferentes indicadores en su conjunto y segregados por ayuntamiento.

El primero de ellos es una jerarquía de indicadores que muestra el total de indicadores gestionados a nivel general, de grupo e indicador base. Este informe permite ver tanto la situación global como de un municipio en un mes y modalidad concretos.

Para cada una de las variables, se muestra el valor actual, el estado y el valor del mes anterior y del año anterior, además del peso de dicho indicador en el nivel superior.

En cualquiera de estos indicadores se puede hacer drill-down al 360º del Indicador que proporciona una visión del grado de implantación de dicho indicador en las diferentes comarcas y municipios.

Para cada comarca muestra los valores medios, máximos y mínimos, así como los percentiles y los valores que engloban el 90% de los municipios de la comarca.

Enlaces

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