Fhios

FHIOS es una consultoría tecnológica que aporta soluciones digitales a empresas. Desde campañas globales de transformación digital a acciones de desarrollo web, marketing digital, administración de sistemas y Outsourcing.

Tienen un ecosistema de aplicaciones de gestión para cubrir las necesidades de las diferentes áreas de la empresa:

SAGE como ERP, base de datos SQLServer

Vtiger como CRM, base de datos Postgre SQL

ServiceDesk como herramienta de ticketing, base de datos Postgre SQL.

AR  es un desarrollo propio donde se imputan las horas de dedicación a cada proyecto, con base de datos MySql y realizado en PHP.

A3 para nóminas.

EPreselec para RRHH.

La problemática que se planteaba era que los usuarios tenían que ir abriendo y cerrando aplicaciones en función de lo que necesitaran consultar, poco a poco se fueron desarrollando extracciones de datos en Excel que cada usuario, para presentar informes, utilizaba a su manera de forma que se obtenía prácticamente un resultado diferente por cada uno de ellos. Eso añadido a la falta de conexión de los diferentes aplicativos, hacía que se tuviera una visión parcial de cada una de áreas y por supuesto, prácticamente nula de la empresa en global, con lo que la toma de decisiones se hacía sin prácticamente tiempo de reacción.

A raíz de todo esto, decidieron realizar un estudio para implantar una herramienta que les permitiera unir toda esta información y mostrarla de forma centralizada en un entorno web, independientemente de dónde procediera. La conclusión del estudio fue implantar Atlas SBI.

Proyecto

Para desarrollar el proyecto, el primer problema a resolver era unir los diferentes aplicativos con una clave única. Por ejemplo el aplicativo de nóminas utilizaba un código de identificación de empleado diferente al del report de horas, del mismo modo que el ERP utilizaba el suyo propio. Ocurría lo mismo en la codificación de los proyectos.

Una vez unificado, se procedió a crear un Datamart que a través de ETL se alimenta de los datos del ERP y del reporting de horas. Al resto de aplicativos se accede directamente desde Atlas SBI.

A partir de ahí, se procedió a la creación de los informes con tres niveles de consulta para 3 usuarios.

Poco a poco, se ha conseguido consolidar la herramienta siendo la única fuente de datos para toda la organización, creando una importante dependencia.

Solución

A día de hoy podemos analizar los datos de cualquier área a diferentes niveles, sectores, clientes, proyectos, departamentos, secciones, gerentes… sabiendo en todo momento de forma online los costes y horas incurridas, ingresos y márgenes operativos. Del mismo modo, a nivel de rolling forecast podemos saber el estado de las oportunidades y cómo van evolucionando a nivel de cliente, gerente, proyecto…

Todo esto nos ha permitido saber a nivel de KPI’s cómo va evolucionando la empresa y dónde se debe hacer más hincapié.

Como anécdota, al principio de generar los informes en Atlas, si parábamos el servidor por algún motivo, nadie se quejaba. Hoy día, si el servidor se para, enseguida están llamando los usuarios reclamando que el Atlas no funciona.

Beneficios del proyecto

• Se ha conseguido unificar en una sola herramienta toda la variedad de aplicativos de los que disponen.
• Han conseguido tener la información online permitiendo ver lo que está pasando en cada momento y poder tomar decisiones a tiempo.
• Prescindiendo de los Excels de fuentes diferentes.
• Conseguimos ser la referencia en cuanto a fiabilidad de datos de forma que todo lo que no proceda el Atlas, no es oficial.

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